Back

Затвердіть бачення

Визначення теми #

Approve Vision
Approve Vision
Approve Vision

Затвердіть бачення #

Блок “Затвердіть бачення” є фінальним етапом у циклі розробки бачення проєкту. Його головна мета — затвердити підготовлений документ Project Scope Statement як основний документ, що визначає межі та зміст проєкту.
Рішення ухвалюють ключові зацікавлені сторони, щоб підтвердити стратегічний напрямок і забезпечити узгодженість серед усіх учасників проєкту.

Підготовка до затвердження

Затвердіть бачення

Зустріч зі стейкхолдерами

Затвердіть бачення

Формалізація зворотного зв’язку

Затвердіть бачення

Затвердження документа

Затвердіть бачення

Документування рішення

Затвердити бачення

Дії після затвердження

Затвердіть бачення

Заява про зміст проєкту та його значення #

Заява про зміст проекту складається з кількох компонентів, які допомагають чітко визначити, що буде створено, а також що не входить до меж проєкту:

  • Collect Requirements

    Опис змісту продукту #

    – опис продукту проєкту, його конфігурації та характеристик, які планується реалізувати в межах змісту. Ідеально — він узгоджується з баченням продукту (Product Vision).

  • Цілі проєкту, контрольні точки та результати #

    – чітке формулювання цілей, ключових етапів і очікуваних результатів, яких має бути досягнуто впродовж усього життєвого циклу проєкту.

  • Формалізація зворотного зв’язку #

    – процес офіційної фіксації та інтеграції коментарів зацікавлених сторін до проєктної документації.

  • Approve Vision

    Обмеження та припущення #

    – критично важливі аспекти, які потрібно враховувати на всіх етапах виконання проєкту.

  • Define Scope

    Виключення #

    – елементи, що не входять до проєкту, задля уникнення непорозумінь і розширення змісту (scope creep).

  • Define Scope

    Ризики #

    – відомі або ймовірні ризики, які можна виявити вже на цьому етапі. Більш глибокий аналіз буде проведено пізніше під час планування проєкту.

На етапі затвердження всі учасники фокусуються на цьому одному документі, без потреби в додаткових інструментах або створенні нових матеріалів.

Процес затвердження Заяви про зміст проекту #

Picture of Підготовка до затвердження

Підготовка до затвердження #

  • Переконайтеся, що документ повністю заповнений і прой
    шов попередній внутрішній перегляд.
  • Заздалегідь надішліть його всім зацікавленим сторонам для ознайомлення.
  • Підготуйте коротку презентацію з основними тезами для обговорення на зустрічі.
  • Picture of Організація зустрічі із зацікавленими сторонами

    Організація зустрічі із зацікавленими сторонами #

    Проведіть нараду за участі спонсорів, керівників і представників команди.

    Структура зустрічі:

  • Вступ: короткий огляд мети та змісту документа.
  • Основна частина: розгляд розділів, відповіді на питання, пропозиції учасників.
  • Підсумок: визначення рівня згоди та фіксація фінальних правок (за потреби).
  • Picture of Формалізація зворотного зв’язку

    Формалізація зворотного зв’язку #

  • Якщо були запропоновані зміни або доповнення, оновіть Project Scope Statement відповідно.
  • Переконайтеся, що всі правки погоджені з ключовими учасниками перед фінальним затвердженням.
  • Picture of Затвердження документа

    Затвердження документа #

    Фінальне затвердження може здійснюватися кількома способами:

  • Голосуванням: згода більшістю голосів.
  • Пряме затвердження спонсором: підпис відповідальної особи або групи.
  • Електронне підписання: якщо команда працює дистанційно.
  • Picture of Документування рішення

    Документування рішення #

  • Зберігайте фіналізований документ у централізованій системі управління проєктом.
  • Забезпечте доступ до затвердженої версії для всіх учасників.
  • Задокументуйте протокол зустрічі, включно з датою та етапами затвердження.
  • Picture of Дії після затвердження

    Дії після затвердження #

    Після схвалення Заяви про зміст проекту:

  • Усі зацікавлені сторони офіційно підтверджують свою згоду з документом.
  • Проєкт отримує формальний дозвіл на перехід до наступного етапу — детального дослідження ринку, зовнішнього середовища та чинників впливу.
  • Усі рішення фіксуються, а Заява про зміст проекту стає основою контролю реалізації проєкту.
  • Управління змінами на постійній основі — Матриця неконтрольованого розширення змісту проєкту #

    Щоб ефективно керувати змінами та запобігати неконтрольованому розширенню змісту проєкту (scope creep), важливо не лише визначити чіткі межі проєкту, а й впровадити системи, які дозволяють відстежувати та контролювати зміни.
    Одним із таких інструментів є Матриця Scope Creep — структурований підхід до аналізу, моніторингу та документування всіх запитів на зміни, що виникають у процесі реалізації проєкту.

    Що таке Матриця Scope Creep? #

    Матриця Scope Creep — це візуальний інструмент, який дозволяє систематизувати інформацію про запити на зміни, включно з їхнім впливом на обсяг проєкту, статусом погодження та фінальними рішеннями. Ця матриця дозволяє команді проєкту та зацікавленим сторонам:

    • Отримати повну картину поточного стану запитів на зміни.
    • Оцінити, які зміни суттєво впливають на обсяг проєкту.
    • Приймати своєчасні рішення щодо кожного запиту.
    • Фіксувати комунікацію та призначати відповідальних осіб.

    Як структурована Матриця Scope Creep? #

    Матриця містить наступні ключові компоненти:

    • Ідентифікатор запиту ID: #

      Унікальний номер для кожного запиту — забезпечує зручне відстеження.

    • Дата запиту: #

      Фіксує момент подачі запиту — дозволяє контролювати своєчасність розгляду.

    • Опис запиту: #

      Детальний опис того, що пропонується: додати, видалити чи оновити елемент.

    • Вплив на зміст: #

      Оцінка рівня впливу: невеликий, помірний чи значний. Це допомагає пріоритизувати дії.

    • Статус погодження: #

      Чи затверджено зміну: Так (Yes), Ні (No), Очікує розгляду (Pending).

    • Коментарі та додаткові примітки: #

      Причини ухвалення/відхилення, інструкції, примітки.

    • Відповідальний: #

      Вказує, хто відповідальний за впровадження або подальший розгляд запиту.

    На етапі затвердження всі учасники проєкту зосереджуються на цій матриці, що усуває потребу у створенні додаткових матеріалів або інструментів.

    Висновок #

    Затвердження бачення проєкту через підтвердження Заяву про зміст проекту  — це критична віха, яка забезпечує спільне розуміння цілей, меж і результатів серед усіх зацікавлених сторін.

    Цей документ стає опорною точкою для подальшого планування й реалізації, чітко вказуючи:

    • що входить у проєкт;

    • що виключено з обсягу;

    • які ризики потрібно врахувати;

    • які вимоги мають бути виконані.

    Процес затвердження включає:

    • обговорення,

    • внесення зворотного зв’язку,

    • фінальні правки,

    • офіційне схвалення,

    • належне документування рішення.

    У подальшому, ефективне управління змінами забезпечується через використання Матриці Scope Creep, що дозволяє команді зберігати контроль над обсягом проєкту і дотримуватись погодженого плану.

    Таким чином, якісно підготовлений та затверджений Project Scope Statement забезпечує міцну основу для успішної реалізації проєкту.

    miro.com

    Які ваші відчуття?
    Оновлено 05.06.2025
    This site is registered on wpml.org as a development site. Switch to a production site key to remove this banner.